從一個采購實例分析企業內控缺陷

從一個采購實例分析企業內控缺陷

轉自視野論壇

    曾經在一家企業做生產循環的內部審計時遇到的一個實例。

    做內部審計我喜歡去跑跑現場，搜集資料的時候我喜歡和業務文員一起搜集，主要是怕資料多，女孩子抱不動。

    一次做生產循環的審計時我也沒有錯過這個“開小差”的機會，跑到車間去逛了一圈，然后就讓生產文員帶我去資料室找資料。果然，資料放在很高的位置，我們很艱難地才把它們取下來，我發現，資料保管不是很好，有些資料上面有一層厚厚的灰塵；在現場翻閱了一遍又發現，我需要看的生產現場管理的資料是按本裝訂的，一臺機對應一本資料，可是部分機臺當月盡管沒有開機，仍然有一本空白的資料；還有些機器當月開機不足一個月，開機的那些天有資料記載，沒開機的附有空白紙張。

    由此我在大腦中初步得出結論：生產紙張存在大量浪費，生產資料的現場控制存在缺陷。

    很多內審人員做到這里可能就開始沾沾自喜了，以為可以向上級領導提交一份漂亮的內控缺陷報告了，其實不然。

    發現這一現象后，我隨即抽取了幾本回到辦公室仔細研究，初步估計紙張的浪費率在40%，然后找采購要到了生產用紙張的每月采購總量和每月采購單價發現：1、生產用紙張每月采購量巨大；2、生產用紙張每月的采購價格不變，且按照常識判斷偏高。

    我與采購負責人溝通，對方對我的價格質疑非常不開心，大為不悅，說如果紙張單價由問題那這不成暴利行業了嘛？

    于是我讓采購負責人敦促采購員要求該供應商和備選供應商重新報價，發現供應商報價是分等級的，即3000張以下0.2元\張，3000-5000張0.12元\張，5000張以上0.08元\張。而公司的采購單價一直是0.2元\張。發現這一問題后，我立馬要求采購負責人約見供應商，由我、采購員和供應商就價格進行重新談判并在以后的采購過程中均依據最新價格執行，對于之前的幾個月的紙張采購價格偏貴的執行扣款，僅僅由于價格偏高就扣款近萬元，并對供應商提出嚴重警告，由于考慮到部分關系及申請領導后，沒有對供應商執行額外罰款。

    在這之后我又建議生產部門領導對生產紙張的使用進行更好地管控，采購部門加強自身的詢比價工作。內審工作為公司創造了效益，促進了公司的管控，提升了內審地位。當然了，這個案例從側面折射出公司的采購組織架構和職責劃分上存在問題，詢比價工作比較流于形式（以前采購環節的審計工作有證據支撐此結論）。

    通過這個案例說明，審計工作要抓住問題的內在實質和關聯關系，明白牽一發而動全身的道理，細處入手，縱觀全局，同時要有打破沙鍋問到底不到黃河不死心的心理準備，不放過任何一個可能提升自身價值的機會，一查到底。